Document Management (DM)
Iedere organisatie maakt gebruik van Document Management (DM). De inrichting van een Document Management Systeem is de basis voor het beheren en sturen van documenten en documentstromen. Wanneer het Document Management proces niet goed is ingericht, zal er binnen de organisatie veel tijd verloren gaan in de zoektocht naar de juiste documenten. Er is zelfs kans dat documenten niet meer teruggevonden kunnen worden.
Het juiste document op de juiste plek
Documenten bewegen binnen een organisatie. Maar documenten bewegen niet alleen binnen de organisatie. Documenten gaan ook vaak naar buiten. Een deel van deze documenten komen ook weer terug de organisatie in, denk hierbij aan antwoord formulieren of meterstanden. Daarnaast komen er documenten binnen vanuit externe bedrijven of particulieren. Deze komen binnen via de post of email. Al deze bewegingen worden mogelijk gemaakt door Document Management. Iedereen vindt door een juiste Document Management oplossing documenten feilloos terug op de juiste plek.
Versiebeheer van documenten
Vaak bewaren organisaties van een document verschillende versies. Documenten met verschillende versies zijn onder andere offertes, afleverbonnen waarop getekend moet worden en meterstanden. Een antwoordkaart is een document waar iedereen mee te maken heeft gehad. Tegenwoordig gaan deze veelal digitaal. De afleverbon wordt vaak nog op papier afgedrukt zodat de ontvanger kan tekenen voor ontvangst. Hierbij wordt het uitgaande document opgeslagen in het archief en daarna nogmaals met de handtekening. FormLogic kan u helpen om deze stromen goed en efficiënt in te richten.
Transformatie naar digitaal voor documenten met handtekening
Wilt u meer weten, neem dan contact met ons op. We kunnen o.a. met de Capture OntheGo module van Objectif Lune hier professioneel geautomatiseerde documenten van maken.
