Industrieweg 116 | 5683 CG | BEST   085 760 2750

Optimaliseren van de documentstromen bij meerdere werkmaatschappijen

Door Dolf van Rhijn

Optimaliseren van de documentstromen bij meerdere werkmaatschappijen

In 2021 was ik op zoek naar ondersteuning om ons te helpen met allerlei vragen die we hadden op het gebied van inrichting en beheer van Lasernet (Document Managent Software). Ik kwam in contact met FormLogic. In eerste instantie heeft Dolf van Rhijn mijn collega opgeleid. De hands-on training, waarbij het lesmateriaal bestond uit onze specifieke situatie gaf ons direct al veel inzicht, oplossingen en verbeteringen.

De uitdaging

Toen we later besloten om onze diverse werkmaatschappijen onder te brengen in 1 omgeving in Navision zag ik meer mogelijkheden om onze documentenstroom verder te optimaliseren.

Doelstelling

Onze doelstelling was om het aantal varianten van al onze documenten te reduceren, maar ook om het beheer te vereenvoudigen. Met Dolf hebben we in een vooronderzoek deze uitgangspunten verder uitgewerkt. Het resultaat was tweeledig:

  1. We hebben de huidige en gewenste technische inrichting en processen in beeld gebracht. Dit heeft geresulteerd in sterk vereenvoudigde opbouw van de scripts. Uit ervaring zien we  dat het beheer en de performance significant verbeterd is.
  2. Doordat we de bedrijven hebben samengevoegd konden we ook het aantal documenten terugbrengen. Dit betekende concreet dat we voor bijv. de facturen het aantal documenten van 13 terug konden brengen naar 2 documenten.

Het hele project, waarbij we al onze documenten hebben herzien, hebben we in 2 maanden succesvol kunnen afronden. Hierbij werden we in alle fasen, van het (technische) raamwerk tot de concrete inrichting, ondersteund door FormLogic.

Kenmerkingen

  • Deskundig
  • Oplossingsgericht: van abstract tot realisatie
  • Flexibel: staat voor je klaar als er vragen zijn

Koninklijke Boom uitgevers
Klaas de Graaf
Delivery manager | ERP