sommaties-foutloos-versturen

Herinneringen en sommaties versturen zonder fouten

Een telecomopdrachtgever stuurt klanten die niet op tijd hun rekeningen betalen herinneringen of sommaties. FormLogic wordt gevraagd om deze documentenstroom te automatiseren waardoor de foutmarge nihil wordt. Een opdracht waar we wel raad mee weten.

Het probleem

Het versturen van herinneringen en/of een sommaties is op zich geen ongebruikelijke activiteit maar het verifiëren en versturen van deze correspondentie gebeurt handmatig. En dat is omslachtig, onwenselijk en kost veel geld. De kans dat er fouten worden gemaakt is bovendien groot. Zeker als je bedenkt dat het om veel facturen en geld gaat.

De klantvraag

FormLogic wordt gevraagd om deze documentenstroom te automatiseren. Het automatiseren van het proces heeft een aantal voordelen:

  • openstaande betalingen kunnen sneller worden opgevolgd;
  • de foutmarge is nihil;
  • onafhankelijkheid van medewerkers.

Probleemanalyse

Vanuit SAP ontvangt een medewerker van de klant een bestand met alle openstaande facturen. Deze medewerker controleert met behulp van Microsoft Excel en Microsoft Acces ingebouwde macro’s welke facturen de vervaldatum hebben overschreden en nog niet zijn betaald. Deze facturen worden vervolgens (handmatig) in een apart bestand geplaatst.

Ook de facturen met herinnering die nog niet betaald zijn, worden op deze manier gefilterd en handmatig in een apart bestand geplaatst. Vervolgens worden met behulp van de samenvoegfunctie in Microsoft Word brieven gegenereerd en geprint.

De oplossing

FormLogic heeft een proces ingericht waar de medewerker een SAP-bestand in plaatst. Een database ‘onthoudt’ het proces welke facturen al herinnerd zijn. Omdat de medewerker controle wil hebben, geeft het proces eerst een rapportage weer. Deze rapportage vertelt welke facturen herinnerd worden en welke gesommeerd.

De medewerker kan in SAP – indien gewenst – correcties uitvoeren tot de output akkoord is. Daarna wordt het systeem gestart om daadwerkelijk de documenten te printen en bestanden naar het archief te plaatsen. Er wordt nu ‘onthouden’ welke documenten herinnerd en gesommeerd zijn voor een volgende keer.

Extra voordeel

Voor de medewerker die verantwoordelijk is voor deze werkzaamheden, levert het een tijdsbesparing op van vier uur per week, deze medewerker kan hierdoor efficiënter ingezet worden. Daarnaast heeft de klant nog wel de flexibiliteit om in het proces bij te sturen door bijvoorbeeld facturen niet mee te nemen ter herinnering.