Herinneringen en sommaties versturen zonder fouten

Door Dolf van Rhijn

Een telecomopdrachtgever van FormLogic stuurt klanten die niet op tijd hun rekeningen betalen herinneringen of sommaties. FormLogic wordt gevraagd om deze documentenstroom te automatiseren waardoor de foutmarge nihil wordt.

DE KLANTVRAAG
FormLogic wordt gevraagd om deze documentenstroom te automatiseren. Het automatiseren van het proces heeft veel voordelen, o.a.:

– sneller openstaande betalingen opvolgen;
– de foutmarge wordt nihil;
– onafhankelijkheid van medewerkers.

DE OPLOSSING
FormLogic heeft een proces ingericht waar de medewerker het SAP bestand in plaatst. Middels een database ‘onthoud’ het proces welke facturen al herinnert zijn. Omdat de medewerker controle wil hebben, geeft het proces eerst een rapportage weer. Deze rapportage verteld welke facturen herinnert worden en welke gesommeerd.

De medewerker kan in SAP indien gewenst correcties uitvoeren tot de output akkoord is. Daarna wordt het systeem gestart om daadwerkelijk de documenten te printen en bestanden naar het archief te plaatsen. Er wordt nu ‘onthouden’ welke documenten herinnert en gesommeerd zijn voor de volgende keer.

HET PROBLEEM
Een telecomopdrachtgever van FormLogic stuurt klanten die niet op tijd hun rekeningen betalen een herinnering en/of een sommatie. Op zich geen ongebruikelijke activiteit maar het verifiëren en versturen van deze correspondentie gebeurt handmatig. En dat is omslachtig en onwenselijk en dat kost veel geld. De kans dat er fouten worden gemaakt is groot. Zeker als je bedenkt dat het om heel veel facturen en geld gaat.

PROBLEEMANALYSE
Vanuit SAP ontvangt een medewerker van de klant een bestand met alle openstaande facturen. Deze medewerker controleert met behulp van in Ms Excel en Ms Acces gebouwde macro’s welke facturen de vervaldatum hebben overschreden en nog niet zijn betaald. Deze facturen worden vervolgens (handmatig) in een apart bestand geplaatst. Ook de facturen met herinnering die nog niet betaald zijn, worden op deze manier gefilterd en handmatig in een apart bestand geplaatst. Vervolgens worden met behulp van de samenvoeg functie in Ms Word brieven gegenereerd en geprint.

EXTRA VOORDEEL
Voor de medewerker die verantwoordelijk is voor deze werkzaamheden, levert het een tijdsbesparing op van vier uur per week, deze medewerker kan hierdoor efficiënter ingezet worden. Daarnaast heeft onze klant nog wel de flexibiliteit om in het proces bij te sturen door bijvoorbeeld facturen niet mee te nemen ter herinnering.

Hoe neemt u contact op met FormLogic?

Wilt u dat wij contact met u opnemen, vul dan het  formulier in. Geef hierin kort aan wat uw vraag is. De medewerker met relevante expertise neemt dan contact met u op. Wij streven ernaar binnen 1 werkdag contact met u op te nemen. 

Indien u graag gebeld wil worden, vergeet dan niet uw telefoonnummer achter te laten, zodat wij u kunnen bereiken.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn