Automatisering van communicatieprocessen is minder ingewikkeld en duur dan u denkt. Wat belangrijk is dat u de juiste stappen neemt. Dat scheelt tijd, geld en geeft een beter resultaat. FormLogic heeft een efficiënt 5-stappenplan ontwikkeld waar elke organisatie blij van wordt. Qua aanpak, resultaat en prijs. De consultants van FormLogic begeleiden u graag naar een succesvolle implementatie.
Het 5-stappenplan van FormLogic heeft betrekking op het automatiseren van communicatieprocessen in de volgende vakgebieden:
- Customer Communications Management (CCM)
- Document Management (DM)
- Enterprise Content Management (ECM)
Het 5-stappenplan stap voor stap:
Stap 1. Analyseren, inventariseren en terugkoppelen
We inventariseren en analyseren de huidige situatie en bekijken de gewenste situatie. Als we precies weten wat er moet gebeuren komen we terug met een plan van aanpak. Een plan waarin helder staat beschreven hoe we de zaken gaan aanpakken, wat prioriteit heeft, hoeveel mensen en systemen daarvoor nodig zijn en tegen welke kosten.
Stap 2. Uitwerken van de processen
Bij het uitwerken van de processen wordt de prioriteit bepaald. Wat is belangrijk, waar komt de nadruk op te liggen, wat moet blijven, wat kan beter en wat kan weg. Bepaalde uitzonderingen die in het verleden zijn gecreëerd, zijn wellicht overbodig en kunnen worden geëlimineerd.
Stap 3. Bepaal waar in het proces de automatisering plaats kan vinden
Met behulp van software kan het proces geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd worden. Afgaande op de wens van de klant vragen we ons af met welk doel zaken moeten worden geautomatiseerd? Gaat de software handelingen van medewerkers overnemen, of de medewerker juist ondersteunen? Bij het overnemen van handelingen door de automatisering wordt gezorgd dat de medewerker tijd efficiënter kan inzetten. Bij het ondersteunen door de automatisering, wordt de medewerker geholpen om fouten te voorkomen en wordt de kwaliteit verhoogd.
Stap 4. Controleren en testen
Kijken of het werkt. Doet wat het moet doen? Automatiseren = implementeren, controleren en testen. Het systeem draait zelfstandig op de achtergrond maar omdat alles nieuw is, moet het wel eerst goed worden gecontroleerd en getest voordat we live gaan. Doordat we alle mogelijke commando’s en situaties testen wordt het systeem robuuster en betrouwbaar. Vervolgens blijven we het proces periodiek of real time controleren of alles naar behoren werkt. We reageren graag snel op fouten en wijzigingen.
Stap 5. Evaluatie en feedback
Vanuit de organisatie komt vaak waardevolle feedback van medewerkers om de processen verder te verbeteren en te optimaliseren. Het updaten van processen levert organisaties vaak een veel grotere besparing dan de kosten van het aanpassen. Feedback maakt een systeem degelijker en efficiënter. Stel dat een aanpassing voorkomt dat een proces komt stil te liggen bij afwezigheid van een medewerker, dan is dat waardevol want software wordt niet ziek.
Maar hoe kunt u deze processen nu verbeteren?
Omdat FormLogic op veel vlakken dagelijks bezig is processen te automatiseren, hebben we legio voorbeelden. Neemt u contact op met ons, dan leggen wij u een voorbeeld voor gericht op uw branche. Of blijf onze blogs volgen. Wij kunnen u ook op de hoogte brengen bij een nieuwe blog