6 Valkuilen bij de Implementatie van Outputmanagement
Kiezen voor nieuwe software is al een flinke uitdaging op zich. Heb je de knoop doorgehakt, sta je direct voor de volgende challenge: de implementatie.
Deze fase kent een aantal valkuilen. De implementatie van een outputmanagementsysteem binnen een organisatie succesvol doorvoeren: dat doe je door alvast de volgende issues te tackelen voor ze de kans krijgen je project te vertragen.
Zes belangrijke valkuilen die jij als verantwoordelijke wilt voorkomen:
1. Onvoldoende input van belanghebbenden
Wanneer je belanghebbenden niet voldoende betrekt bij de implementatie kan het systeem niet goed aansluiten op hun behoeften. Dit leidt vaak tot onvoldoende draagvlak van het systeem in de organisatie en problemen met de functionaliteit.
2. Onduidelijke doelstellingen
Definiëer duidelijk wat het doel van het output managementsysteem is en wat de verwachte resultaten zijn. Wanneer doelstellingen te vaag blijven, wordt het moelijk om het succes van de implementatie te meten en evalueren.
3. Slechte kwaliteit aangeleverde data
Zorg ervoor dat gegevens die in het systeem worden ingevoerd van goede kwaliteit zijn. Data die niet nauwkeurig, volledig of actueel is, leidt tot vertraging van of fouten in de output.
4. Onvoldoende training en ondersteuning
Zorg voor training en ondersteuning voor je medewerkers die met het outputmanagementsysteem gaan werken. De implementatie kan technisch succesvol verlopen, maar als medewerkers er niet mee kunnen werken heeft dit negatieve gevolgen voor de resultaten en het draagvlak.
het systeem gebruiken hebben moeten voldoende getraind zijn en toegang hebben tot ondersteuning wanneer dat nodig is. Als medewerkers niet goed weten hoe ze het systeem moeten gebruiken of als er geen ondersteuning beschikbaar is, kan dit leiden tot problemen bij de implementatie.