Ongewenste vertragingen en budgetoverschrijdingen bij de implementatie van menig ERP project en het kiezen van een Output Management systeem.
Output Management vaak onderschat
In het hele ERP-project wordt het Outputmanagement vaak onderschat. Het documentmanagement wordt gezien als een hoog risico door de onbekende en verborgen kosten. Bij de start van een ERP-project is het moeilijk om dit vooraf in te schatten.
Het coderen van documenten in het ERP systeem kan tot onverwacht hoge kosten leiden. Uit onderzoek bij een groot aantal bedrijven blijkt dat er vele pijnlijke ervaringen zijn.
Oorzaken onderschatting Output Management
Wat zijn de oorzaken van deze onverwachte overschrijdingen?
- De gewenste aanpassingen op een standaard ERP oplossing. Vaak juist in een lopend project worden meer wensen geuit. Door de vele aanpassingen worden daarna vaak upgrades overgeslagen. Dit kan weer leiden tot..
- Een ERP project is niet alleen een IT-project. Een bedrijf bestaat uit afdelingen, afdelingen bestaan uit mensen. De ene afdeling is gericht op klanten, een andere juist op productie. Iedere afdeling heeft individuele behoeften. Een heel bedrijf in integreren in 1 oplossing is vereist een enorm leiderschap in het verandermanagement.
- Onduidelijke afspraken en voorwaarden:
- Wat te leveren?
- Wie doet wat?
- Wat kun je zelf doen. Documenten aanpassen, rapporten ontwikkelen?
- Hoe worden de gebruikers opgeleid?
Door al deze onbekende factoren worden de budgetten en timing voor implementatie overschreden.
Kiezen voor een standaardoplossing
Kiezen voor een standaardoplossing van een Output Management systeem (bijvoorbeeld OL Professional, OL Enterprise of LaserNet) verminderen een groot aantal risico’s in het ERP-Project.
Wijzigingen en upgrades aan documenten zijn veel makkelijker en sneller door te voeren. Coderen in het ERP systeem is dan niet nodig. Een enorme tijdwinst gedurende het project maar ook daarna.
Voordelen tijdens en na de implementatie
Denk hierbij aan:
- Wijzigingen in formulieren na ingebruikname
- Wijzigingen in vormgeving op een factuur
- Correctie procedures
Omdat veranderingen slechts een fractie van de tijd in beslag versus coderen in ERP leidt dit tot een enorme vermindering van risico’s.